Повышаем эффективность совещаний – меньше слов, больше пользы
Если во время проводимого совещания его участники лишь посматривают друг на друга, иногда решаются на довольно бессмысленные комментарии "по существу" для создания видимости внимательного выслушивания слов выступающих, то, подобно тому, как говорил булгаковский Кот Бегемот о плохих балах, такие совещания нужно выбрасывать на помойку. От мероприятий подобного рода нет никакого толка для повышения эффективности работы команды.
Повышение эффективности планёрок, пятиминуток, "летучек" и прочих собраний является задачей довольно трудной, но, при использовании некоторых методик, решаемой вполне успешно. Придерживайтесь нижеследующих рекомендаций, и вы превратите любое ваше совещание в увлекательное мероприятие. Не РАЗвлекательное, а Увлекательное, участники которого будут увлечены идеями повышения успехов компании.
Использование слайдов
Конечно, в зависимости от специфики компании и от того, проводятся ли совещания еженедельно или ежемесячно, контент должен быть разным для каждого мероприятия, но форма подачи этого контента может быть одинаковой. И практика показывает, что наиболее эффективными в этом случае являются последовательно меняющиеся слайды, содержащие следующую информацию.
1. Повестка мероприятия
Создайте слайды, содержащие повестку каждого совещания. Включите в них следующую информацию:
- обсуждаемые вопросы;
- длительность рассмотрения каждого вопроса;
- лицо, ответственное за рассмотрение вопроса.
Составление такой подробной схемы позволит не допустить отклонения от продуктивного обсуждения предмета собрания и развития деструктивных дискуссий, разрушающих в конечном итоге монолитность вашей команды.
2. Обзор важных маркетинговых показателей
В обзор маркетинговых показателей следует включать побольше конкретики, выражаемой цифрами. Это могут быть разные моменты, например, рост поискового трафика, количество потенциальных клиентов, отказавшихся от подписки на рассылку вашей рекламы или число ваших подписчиков в социальных сетях. На ежемесячных совещаниях целесообразно озвучивать показатели роста RSS-подписчиков вашего блога, поскольку это даст возможность оценить помесячный прогресс.
Одним словом, должны приводиться показатели, на основании которых можно провести достоверную оценку эффективности работы маркетингового подразделения. И, хотя, в каждой фирме сравниваются различные данные, существует несколько общих моментов для проведения оценки.
- Диаграммы "Водопад", показывающие поэтапное изменение значения показателей (лидов, продаж и других) в зависимости от разных факторов.
- Количество перспективных лидов, то есть, посетителей, которые проявили начальный интерес к вашим предложениям.
- Сравнение количества лидов, пришедших на ваш сайт по рекламным объявлениям, с числом всех остальных посетителей.
- Посещаемость веб-сайта.
Смысл оценки ключевых показателей и демонстрации прогрессивной динамики на общем собрании заключается в том, что деятельность команды оценивается В ЦЕЛОМ. Только таким образом можно показать каждому отдельному подразделению значение его работы для общего успеха и стимулировать подразделения на обеспечение результативности работы всей компании.
3. Немного познавательной информации по существу
В контенте для совещания по маркетингу должны разумно сочетаться серьёзная и касающаяся конкретного вопроса информация и сведения познавательного характера. Целесообразно поручать сотрудникам компании еженедельно в краткой форме представлять проекты, которые в данный момент они разрабатывают - это позволит достичь следующих целей. Во-первых, даст понимание того, какие задачи решают члены команды ежедневно, и, во-вторых, позволит участникам совещания расширить свой кругозор относительно решения маркетинговых проблем.
Например, один сотрудник сможет использовать в своей работе знания о кампании, предусматривающей оплату за пользовательские клики, а другой применит полученные знания о тестировании почтовой рассылки. На деле таких тем может быть очень и очень много, и каждая познавательная информация может сослужить добрую службу развитию проекта, а её использование позволит выработать более эффективные решения.
4. Указание больших и маленьких побед
Часть времени нужно отвести на перечисление успехов участников совещания – каждого в отдельности, но в привязке к команде в целом. Публикации в отраслевой прессе, яркие выступления на деловых мероприятиях, рекламная рассылка, на которую отозвалось много подписчиков, запомнившийся и вызвавший обсуждение пост из корпоративного блога – в качестве успеха можно отмечать всё, что угодно. Такая поддержка поднимет командный дух, а члены команды осознают, насколько успешной может быть их деятельность при соответствующем отношении к делу.
5. Обращение с просьбами о помощи
Во время собрания необходимо предоставить участникам возможность обращения к остальным членам команды с просьбами о помощи. С ростом команды упрощается независимая работа, но особые способности некоторых сотрудников могут быть весьма полезны другим, и если дать возможность попросить помощи у коллег, то люди с суперспособностями могут раскрыть свои таланты, от чего команда в целом только выиграет. В этом случае вы обнаружите, что для решения поднимаемых на совещании проблем находятся более простые и эффективные решения.
Каждая презентация должна предусматривать средства для обратной связи. Если на собрании рассказывается о прогрессивной динамике проекта, то просьба о помощи выражаться в форме идей по поводу того, как эту динамику улучшить. И, конечно, для рассмотрения таких просьб обязательно следует выделять время в конце совещания.
Особенности и нюансы ежемесячных совещаний
Собрания, проводимые раз в месяц, отличаются от еженедельных. Дело в том, что маркетинговые подразделения работают, в основном, в месячном режиме. Это означает, что на таких совещаниях необходимо сосредотачиваться на обсуждении показателей завершившегося месяца и постановке задач на следующие четыре недели. Добавьте нижеследующие пункты в повестку ежемесячных совещаний, и вы увидите, как повысится их эффективность.
Обзор показателей предыдущего месяца
Выше мы приводили некоторые маркетинговые метрики, по которым оценивается эффективность работы команды. Месяц – лучший срок для того, чтобы посмотреть, достигла ли компания поставленных целей. Если да, то объясните причины, по которым именно вы их достигли. Сделайте это, и действия, которые привели к успеху, можно будет практиковать и далее.
Обзор проектов сотрудников
На ежемесячном совещании необходимо рассматривать проекты каждого сотрудника, которые они реализовывали в течение месяца. Причём, этот анализ должен включать в себя и результаты работы данного сотрудника. Это служит на благо команды по трём причинам. Во-первых, люди будут знать, что им нужно будет рассказать коллегам о своей ежедневной деятельности. Во-вторых, все узнают кое-что новое и в результате повысят свой профессиональный уровень. В-третьих, это даст возможность каждому сотруднику, сравнивая разные проекты, определить оптимальные методы улучшения его собственных показателей.
К примеру, сотрудники, работающие с социальными медиа, смогут отчитаться о своей деятельности по каждой социальной сети, например, озвучить показатель охвата или огласить объём трафика из этих сетей и предоставить для анализа другую важную информацию по веб-сайту вашей компании или рекламному каналу. Так как на еженедельных совещаниях анализируются другие, более высокоуровневые командные показатели, ежемесячные встречи являются превосходной возможностью углубленного изучения метрик и каналов, что позволит в итоге достичь целей, поставленных перед командой.
Озвучивание методов достижения целей в текущем месяце
За обзором уже выполненной работы должно следовать представление членами команды индивидуальных планов своей деятельности на ближайший месяц. Кроме того, сотрудники должны рассказать о предположительных методах решения поставленных задач. Нужно требовать, чтобы члены команды говорили по существу, без "воды", по пунктам объясняя, что и каким образом они планируют делать в течение следующих четырёх недель для достижения требуемых показателей.
Так, если на подразделение email-маркетинга возложена задача роста объёма повторных конверсий, то сотрудники этого отдела должны чётко объяснить, какие шаги они намерены предпринять для достижения этого. В данном конкретном случае решений множество. Эффективны, например, тестирование текста рекламной рассылки как с постскриптумом, так и без оного, анализ предложений для определения приносящих наивысшую конверсию, адаптация лидогенерирующих предложений под клиентов, сегментирование перечня рассылки и так далее.
Этот этап совещания является критически важным для установления обратной связи. Предусмотрите в каждой презентации некоторое количество времени для этого. Всем сотрудникам или подразделениям должна быть предоставлена возможность получения отзывов на их проекты. Это поможет отклонять неэффективные решения и, напротив, усматривать в предложениях коллег полезные идеи.
Обеспечьте плавное течение совещания
Выполнение следующих рекомендаций позволит вам провести собрание плавно и в то же время быстро.
1. Соблюдение временных рамок
Каждый этап встречи должен укладываться в строго установленный временной интервал. Рекомендуется на время совещания назначать хронометриста, который будет подавать выступающему знаки о том, что время, отведённое для его речи, заканчивается. Если не отступать от графика, то со временем сотрудники сами начнут редактировать свои презентации под необходимый хронометраж, а комментарии на них будут даваться только по делу.
2. Запрет использования смартфонов и ноутбуков
Только координатор совещания должен располагать возможностью использования компьютера, и то – лишь для вывода на экран графической информации, касающейся предмета совещания. Смартфоны, ноутбуки, планшеты отвлекают участников совещания от продуктивной работы.
3. Перерыв
Длительность ежемесячных совещаний, как правило, является достаточно большой – слишком много вопросов рассматривается на таких встречах. Поэтому крайне необходимо предусмотреть возможность перерыва в заседании даже просто для того, чтобы размяться, выпить кофе и так далее. В ином случае внимание участников совещания к его окончанию – самой важной стадии - снизится до нуля.
4. Составление списка действий
В конце встречи её координатор должен выступить с кратким обзором. Если в начале двухчасового совещания в течение нескольких минут обсуждался вопрос недостатка лидов, а после говорилось о других проблемах, то существует риск того, что к концу совещания задачи по повышению количества лидов уже забудутся. Во избежание этого и нужно делать краткий обзор всей встречи. Целесообразно на протяжении всего собрания вести заметки, а в конце их просто зачитать.
